همان‌طور که می‌دانید، صدور فاکتور یکی از بهترین راه‌های موجود برای کسب و کارهای تجاری و حتی فریلنسرها است تا بتوانند درآمد مدنظر خودشان را از فعالیتی که انجام می‌دهند، کسب کنند. حال همین مفهوم فاکتور در پلتفرم پرداخت آنلاین پی پال هم وجود دارد که Invoice نامیده می‌شود. فاکتورهای پی پال به شما این امکان را می‌دهد که درخواست‌های پرداخت را از طریق یک الگوی قابل تنظیم که شامل گزینه‌های متنوعی می‌شود، به مشتریان خود ارسال کنید. این گزینه‌ها می‌تواند شامل شرح خدمات، فاکتورهای شماره‌گذاری شده و همچنین تنظیمات شخصی سازی‌شده باشد. این فاکتور همانند کسب و کارهای سنتی برای مشتری ارسال شده و او می‌تواند پرداخت آن را در اسراع وقت انجام دهد.
این ویژگی وضعیت پرداخت مشتری را نیز ردیابی می‌کند و تاریخچه تمام تعاملات شما با مشتری از این طریق ثبت می‌شود. فاکتورهای پی پال از هزینه هر تراکنش به جای هزینه اشتراک ماهانه یا سالانه استفاده می‌کند. ما در این مقاله بیشتر قصد داریم تا نحوه کار فاکتورهای پی پال را شرح داده و نحوه استفاده از این ویژگی را به‌صورت گام به گام مورد بررسی قرار دهیم. در این مقاله توضیح خواهیم داد که چگونه یک کسب و کار یا فرد عادی می‌تواند از فاکتور پی پال در حسابداری روزانه خود استفاده کرده و کار خود را تا حد زیادی ساده‌تر کند. با استفاده از فاکتورهای پی پال، مشاغل، فریلنسرها و حتی کار آفرینان می‌توانند صورتحساب خود را به سرعت و تنها در یک پلتفرم خاص مشاهده کرده و آن را تحلیل کنند.
بیشتر بخوانید: پی پال چیست و چگونه کار می‌کند؟
در پلتفرم پی پال، شما می‌توانید یک فاکتور ایجاد کرده و روش‌های پرداخت متنوعی را به مشتری خود ارائه دهید. می‌توانید وضعیت پیشرفت فاکتور و همچنین سابقه پرداخت کامل مشتری را با شرکت خود پیگیری کنید. در چنین شرایطی امکان همکاری یا عدم همکاری بین مشتریان خوش حساب یا بدحساب هم وجود خواهد داشت و می‌توانید با یک تحلیل درست، بهترین مشتریان خود را از این طریق پیدا کنید. حتی در صورت عدم پرداخت در عرض چند روز، می‌توانید از سیستم مدیریت اعلان استفاده کرده و مشتری خود را از صدور فاکتور آگاه کنید.
پی پال سیستم پرداخت آنلاین خود را در سال ۱۹۹۸ راه‌اندازی کرده است و حال حاضر، تعداد زیادی از خدمات ایمن را در اختیار مشتریان خود قرار می‌دهد. به‌عنوان مثال، این پلتفرم می‌تواند یک پردازشگر کارت اعتباری را به‌عنوان یک پورتال جامع برای جمع‌آوری کمک‌های مالی در اختیار مشتریان خود قرار دهد. طبق آماری که اخیرا سایت Statista منتشر کرده است، در سه ماهه اول سال ۲۰۲۱، حدود ۳۹۲ میلیون حساب فعال در پی پال وجود داشته است. فاکتورهای پی پال هم بیش از ۱۰ سال است که وجود دارند و از طریق حساب‌های شخصی و بیزینس، به‌صورت رایگان در اختیار شما قرار می‌گیرند. فاکتورهای پی پال شامل ویژگی‌های بیشتر به‌عنوان بخشی از این پلتفرم پرداخت آنلاین هستند و می‌توانید به‌عنوان یک راه حل برای تامین مالی کسب و کار کوچک یا بزرگ خود از آن استفاده کنید.
بیشتر بخوانید: تفاوت حساب شخصی و حساب تجاری در پی پال چیست؟
برای استفاده از عملکرد دقیق فاکتور در پی پال، کافی است که به سادگی یک الگو را انتخاب کرده و فاکتور خود را ایجاد کنید. در صورت تمایل، می‌توانید این الگوی شکل گرفته را برای استفاده در آینده، ذخیره‌سازی کنید. پس از اینکه کار شما تمام شد، یک گزینه پیش نمایش هم در سایت وجود دارد که قبل از ارسال فاکتور به درد بخور بوده و می‌توانید جزئیات آن را بار دیگر مرور کنید. مشتریان می‌توانند یک فاکتور شخصی را از شما دریافت کرده و از طریق رابط کاربری ساده‌ای که در اختیارشان قرار می‌گیرد، از آن برای پرداخت فوری با روش‌های مختلف استفاده کنند. این پرداخت می‌تواند توسط کارت اعتباری یا عادی، حساب پی پال یا اعتبار پی پال صورت بگیرد.
پس از تحویل فاکتور، پلتفرم پی پال پرداخت را ردیابی کرده و به شما اطلاع خواهد داد که صورتحساب پرداخت شده است یا خیر. مدت زمان مشخصی هم وجود دارد که از طریق آن می‌توانید صورتحساب‌های پرداخت نشده را پیگیری کنید. اگرچه، مدت زمان پیگیری اغلب اوقات ضروری نخواهد بود. حال ممکن است بپرسید چرا. طبق داد‌ه‌هایی که از سیستم کاربران پی پال به دست آمده است، در طی دو سال اخیر، ۷۶ درصد از فاکتورهایی که تولید شدهاند، ظرف ۲۴ ساعت پس از تحویل توسط مشتری، پرداخت شدهاند. فاکتورهای پی پال می‌تواند شامل ارزهای مختلف هم بوده و درصد‌های مالیاتی هم به‌صورت کامل توسط آن قابل مدیریت خواهد بود.
بیشتر بخوانید: تراکنش On Hold در پی پال چیست و چگونه آن را مدیریت کنیم؟
استیون روتبرگ، مدیر ارشد و بنیانگذار کالج Recruiter که اتفاقا یک سایت کاریابی برای دانشجویان و فارغ التحصیلان در خارج از کشور است، در این باره این‌طور می‌گوید: ” ما سیستم فاکتور پی پال را بسیار موثر و کارآمد می‌دانیم. چرا که تولید و ارسال فاکتور زمان بسیار بسیار کمی را از ما می‌گیرد و ما معمولا وجود خود از مشتریان خارج از کشور را به دلار آمریکا که ارز مورد نظر ما است، دریافت می‌کنیم. حتی انتقال وجوه خالصی که از طریق پی پال دریافت می‌کنیم، به حساب شرکت‌مان بسیار ساده و سریع صورت می‌گیرد و این واقعا عالی است”. در ادامه قصد داریم با برخی از ویژگی‌هایی آشنا شویم که از طریق سیستم فاکتور پی پال در اختیار شما قرار می‌گیرد.
امکان ذخیره‌سازی الگوهای فاکتور، اطلاعات تماس مشتری، اقلام و مالیات برای تنظیم سریع‌تر فاکتور در این بخش فراهم شده است که در آینده بیشتر به درد شما خواهد خورد. چرا که بار اول زمان زیادی روی آن‌ها گذاشته و دفعات بعدی تنها از این الگوها استفاده خواهید کرد. گزینه دیگری به‌نام زمان‌بندی هم در این بخش وجود دارد که می‌تواند صورتحساب‌های تکراری را به‌صورت خودکار ایجاد کرده و آن را برای ارسال به مشتری آماده کند. یک ویژگی ردیابی مداوم هم وجود دارد که تاریخچه تمام تراکنش‌های صورتحساب و پرداخت‌های انجام شده را ثبت می‌کند. از جمله این موارد می‌توانیم به پرداخت از طریق چک هم اشاره کنیم که برخی از مشتریان از این روش استفاده می‌کنند.
قابلیت دیگری در قالب یادآوری هم در اختیار شما قرار می‌گیرد که فاکتورهای پرداخت نشده کاربرد دارد و می‌توانید به شیوه‌های متخلف آن‌ها را پیگیری کنید. وقتی که فاکتوری به مشتری تحویل داده نشده یا زمانی که شما برای پرداخت در فاکتور درج کرده‌اید، عبور کرده باشد، این اعلان فعال شده و شما می‌توانید عملیات لازم را انجام دهید. گزینه دیگری هم برای ایجاد فاکتورهای سفارشی وجود دارد که از طریق PayPal Invoicing API در اختیار شما قرار می‌گیرد. در سیستم فاکتور پی پال می‌توانید پرداخت‌های جزئی را هم فاکتور کرده و حتی راهنمایی‌های لازم را در اختیار مشتریان خود قرار دهد. فاکتورهای پی پال در بیش از ۲۰۰ بازار جهانی در دسترس قرار گرفته‌اند و روز به روز هم این موضوع گسترش پیدا می‌کند.
فاکتورهای پی پال هیچ هزینه اشتراک سالانه یا ماهانه ندارد و فقط درصدی از تراکنش را هنگام پرداخت از طریق مشتری، به آن اختصاص داده می‌شود. پی پال ساختار کارمزد خود را در تاریخ ۱۱ مرداد ماه (۲ آگوست ۲۰۲۱) تغییر داده و شفاف‌سازی بیشتری در مورد هزینه‌ها داشت. به‌همین منظور، کافی است که نحوه محاسبه کارمزد در سیستم پی پال را به‌صورت کامل یاد گرفته و تحلیل و بررسی بیشتری روی آن انجام دهید. به‌طور کلی، کارمزدها بسته به روش پرداخت و نوع تراکنشی که صورت می‌گیرد، از حدود ۳.۴۹ درصد تا ۸ درصد متغیر خواهد بود. پرداخت‌ها از نظر داخلی بودن و بین‌المللی بودن، می‌تواند روی این کارمزدها تاثیر مستقیم داشته باشد و این موضوع برای صدور فاکتور نیز صدق خواهد کرد.
هزینه پرداخت‌های دیجیتالی پی پال برای فروشندگان، ۳.۴۹ درصد از پرداخت همراه با ۴۹ سنت برای هر تراکنش است. هزینه‌های ثابت مختلفی هم برای تراکنش‌های بین‌المللی وجود دارد که بسته به لوکیشن انجام تراکنش می‌تواند متفاوت باشد. حداقل یا حداکثر مبلغ معامله برای استفاده از خدمات فاکتور پی پال وجود ندارد و برای جزئی‌ترین پرداخت‌های خود هم می‌توانید از این سرویس استفاده کنید. یک شرکت می‌تواند به‌طور منظم یا گاهی اوقات از این ویژگی استفاده کرده و بدون هیچگونه محدودیت یا جریمه‌ای از سمت پی پال یا سازمان‌های دیگر، صدور فاکتور را متوقف کند. این کار کاملا به خود کسب و کار و مشتریان سپرده شده است و بسته به برنامه‌ریزی شخصی خودتان، می‌توانید جلو بروید.
بیشتر بخوانید: انواع کارمزد پی پال
پرداخت‌های مشتریان داخلی، معمولا بلافاصله پس از انتقال مبلغ فاکتور توسط مشتری در حساب وی گنجانده خواهد شد. این در حالی است که تراکنش‌های بین‌المللی می‌تواند کمی زمان بیشتری طول بکشد. به‌طور مثال، همین سازمان College Recruiter که نقل قولی را از مدیر آن بیان کردیم، تنها برای کسب و کارهای کوچکی که در خارج از کشور قرار دارند، از ویژگی صدور فاکتور استفاده می‌کند و خدمات آن مربوط به مشتریان داخل کشور نمی‌شود. روتبرگ در این باره این اظهار نظر را هم داشته است؛
ما سعی می‌کنیم که استفاده از پی پال برای دریافت پرداخت‌های مشتریان خود را به حداقل برسانیم، چرا که هزینه‌هایی که این پلتفرم دریافت می‌کند، بسیار بیشتر از هزینه‌هایی است که توسط سایر پلتفرم‌های حاضر که در اختیار مشتریان ما قرار داده شده است، دریافت می‌کنند. این ابزارها می‌تواند چک، کارت اعتباری یا حتی ACH باشد. با این حال، این قابلیت صدور فاکتور در پی پال است که ما دوست داریم سیستم پرداخت ما روی آن استوار شود و اگر نباشد، ما نمی‌توانیم با مشتریان خود به تجارت مشغول شویم.
بیشتر بخوانید: مقایسه پی پال، ویزا کارت و مستر کارت
ما در ادامه قصد داریم که نحوه پر کردن فاکتور پی پال را با همدیگر مرور کرده و ببینیم که پی پال چه خدماتی را از این طریق در اختیار کاربران خود قرار می‌دهد. ما مرحله به مرحله جلو رفته و این موضوع را کاملا بررسی خواهیم کرد.
مرحله اول: وارد حساب کاربری پی پال شوید یا اگر ندارید، از روش‌های مختلف یک حساب برای خود ایجاد کنید.
مرحله دوم: روی آیکون سه نقطه در دایره‌ای که با برچسب More مشخص است کلیک کرده و از منوی کشویی ظاهر شده گزینه Invoicing را انتخاب کنید.
مرحله سوم: در این بخش می‌توانید الگوی پیش فرض ارائه شده را پر کرده یا برای دسترسی به گزینه‌های بیشتر، می‌توانید روی فلش Invoicing کلیک کنید تا یک صفحه وب جدید باز شود. در این بخش می‌توانید روی Create کلیک کرده و فاکتور خودتان را با تمام ویژگی‌های مرتبط ایجاد کنید.
مرحله چهارم: ایمیل گیرنده فاکتور را وارد کنید. برای اضافه کردن آدرس، کافی است که روی Edit customer information کلیک کنید و اطلاعاتی که می‌خواهید در فاکتور درج کنید را وارد کنید.
مرحله پنجم: شما می‌توانید از بین سه الگوی اصلی و پایه، برای تولید فاکتور خود انتخاب کنید. اولین مورد Quantity است که شامل گزینه‌هایی برای نام کالا، مقدار، مالیات و قیمت آن است. گزینه دوم Amounts Only است که گزینه‌ّایی برای وارد کردن اقلام و مقدار آن‌ها را دارد. در نهایت گزینه سوم هم Hours است که بخش‌هایی برای وارد کردن نام آیتم، ساعت و نرخ آن را دارد. این بخش بیشتر برای خرید و فروش سرویس‌های مختلف کاربرد دارد و اگر مدت زمانی که مشتری از یک سرویس استفاده می‌کند، برای شما ملاک باشد، می‌توانید از این نوع فاکتور استفاده کنید.
بیشتر بخوانید: جایگزین پی پال و معرفی چند گزینه مهم
شما همچنین می‌توانید الگوهای خود را با اطلاعات مشتری خاص برای استفاده در آینده ایجاد کرده و دیگر نیازی به وارد کردن دوباره اطلاعات نخواهید داشت. پی پال این امکان را به شما داده است که تا ۵۰ فاکتور در حساب کاربری خود ایجاد کرده و آن‌ها را ذخیره کنید. این کار سبب می‌شود که تنها در عرض چند دقیقه از فاکتورهای خود در تراکنش‌های بعدی استفاده کنید. همین قابلیت‌های ساده سبب شده است که Invoice پی پال محبوبیت بسیار بالایی برای مشاغل کوچک و بزرگ پیدا کرده و آن‌ها بتوانند بیش از پیش روی تراکنش‌ها و مشتریان خود مدیریت داشته باشند. بعد از انجام تمام این کارها، وارد مرحله ششم می‌شویم.
مرحله ششم: شما می‌توانید تمام فاکتورهای پی پال را سفارشی سازی کنید و جزئیاتی مانند آدرس فاکتور، تخفیف‌ها، تاریخ‌ها و گزینه‌های مالیاتی را هم به آن اضافه کنیم.
مرحله هفتم: پیشنهاد می‌کنیم که فاکتور پی پال خود را با لوگوی شرکت خود حرفه‌ای‌تر بسازید. کافی است که به منوی Invoicing رفته و روی Templates کلیک کنید. حال می‌توانید فایل JPG یا PNG را در بخشی که عبارت Add logo وجود دارد، اضافه کرده و سپس الگوی خود را ذخیره‌سازی کنید. حال می‌توانید از این الگو به‌صورت پیش فرض برای تنظیم فاکتورهای خود استفاده کرده و هر موردی که صادر می‌کنید را همراه با لوگو به مشتری خود ارسال کنید.
مرحله هشتم: قبل از ارسال، فاکتور خود را با گزینه Preview دوباره بررسی کرده و در صورت بروز مشکل، بازگشته و آن‌ها را مرتفع کنید.
مرحله نهم: وقتی که کارتان با ایجاد فاکتور تمام شد، گزینه Send را فشار دهید. شما می‌توانید فاکتورهای تکراری و برنامه‌ریزی شده خود را هم در این مرحله ایجاد کرده و آن‌ها را برای استفاده در آینده، ذخیره‌سازی کنید.
بیشتر بخوانید: لیمیت شدن پی پال و راه‌های جلوگیری از آن
مرحله دهم: مشتری شما فاکتور را دریافت خواهد کرد. آن‌ها می‌توانند پرداخت را از طریق کارت اعتباری یا عادی، حساب یا اعتبار پی پال انجام دهند. شما می‌توانید سابقه پرداخت مشتریان خود را از طریق بخش Invoicing پیگیری کرده و یادآوری‌های لازم را نیز برای خودتان تنظیم کنید. حتی می‌توانید یک اعلان به مشتری خود ارسال کنید تا از فاکتور آگاه شده و در اسرع وقت، پرداخت را انجام دهد. گزینه‌های دیگری هم برای ایجاد ریفاند، چاپ برچسب، لغو فاکتور یا اضافه کردن یادداشت برای کارهای بعدی وجود دارد که توسط پی پال می‌توانید از آن‌ها استفاده کنید.
در این مطلب سعی کردیم به‌صورت کامل در مورد ایجاد فاکتور در پی پال صحبت کنیم. این قابلیت که Invoice نام دارد، بدون نیاز به خرید اشتراک در اختیار شما قرار گرفته و تنها بخشی از پرداخت توسط مشتری، به این کار اختصاص داده شده و مابقی هزینه به حساب شما واریز می‌شود. فراموش نکنید که پی پال این قابلیت را در اختیار حساب‌های شخصی و بیزینس قرار داده است و بدون محدودیت می‌توانید از آن استفاده کنید. دانستیم که ویژگی‌های متنوعی توسط فاکتور در اختیار شما قرار می‌گیرد و می‌توانید با ایجاد الگوهای مختلف، فاکتورهای خاصی را برای مشتریان خود صادر کنید.
همین موارد ساده کافی است که بتوانید ارتباط بهتری با مشتریان خود برقرار کرده و از کارهای اضافه جلوگیری کنید. امکان مدیریت بهتر فاکتورها و تنظیم اعلان در Invoice پی پال فراهم شده است و به سادگی می‌توانید آن‌ها را در حساب شخصی خودتان تنظیم کنید. مشتریان شما می‌توانند از طریق کارت‌های اعتباری مختلف فاکتور ارسال شده را پرداخت کنند. به محض پرداخت، شما می‌توانید در بخش Invoicing حساب خود آن را چک کرده و اطلاعات پرداخت را نیز دریافت کنید.
شما نیز می‌توانید نظرات خود را در این رابطه با ما درمیان گذارید. فکر می‌کنید فاکتور پی پال چه تفاوتی با فاکتور در کسب و کارهای سنتی دارد؟ آیا تاکنون از این قابلیت استفاده کرده‌اید؟ تجربه‌های تلخ و شیرین خود را با ما درمیان گذاشته و با کاربران دیگر هم در این رابطه بحث کنید. می‌توانید در بخش کامنت‌ها با ما در ارتباط باشید.
